Minder administratie, meer tijd voor mensen.
HR draait om mensen. Maar in de praktijk kruipt er nog verrassend veel tijd in administratie.
Terwijl je team bezig is met repetitieve taken, blijft er minder ruimte over voor wat echt telt: begeleiding, gesprekken en beleid. Parplex automatiseert je administratie op een slimme manier via RPA. En creëert zo ruimte voor een waardevol HR-beleid.
Vragen deze administratieve taken in jouw organisatie ook veel tijd?
-
Een nieuwe medewerker? Dat betekent telkens dezelfde reeks uniforme handelingen: accounts aanmaken, toegangen instellen, softwarelicenties toekennen en een badge voorzien. Je voert gegevens in verschillende systemen in en stuurt bevestigingen uit.
Het proces ligt vast, alleen de naam van de persoon verandert. En toch gebeurt dit vaak nog volledig manueel, met kans op fouten én vertragingen.
De oplossing? RPA via Parplex.
-
Afwezigheidsattesten en verlofaanvragen komen dagelijks binnen via mail of je systemen. Iemand opent dat bericht, controleert de inhoud en registreert alles in het juiste systeem. In organisaties met veel medewerkers loopt dit snel op. Wat op zich eenvoudig is, wordt door het volume al snel een structurele tijdsvreter, tenzij je een beroep doet op Parplex.
-
Cv’s en motivatiebrieven komen binnen via e-mail of verschillende platformen. Dat betekent dat je de bestanden moet downloaden en op een centrale plek moet opslaan.
Niet-weerhouden kandidaten stuur je een bericht; interessante profielen wil je uitnodigen voor een gesprek. De selectie gebeurt vanzelfsprekend door je HR-team, maar de administratieve afhandeling verloopt telkens volgens hetzelfde patroon, iets wat Parplex perfect kan automatiseren.
-
Medewerkers dienen onkostennota’s en aanvragen in via mail of andere tools. Iemand controleert of alles klopt, typt gegevens over, registreert ze in het systeem en stuurt ze door ter goedkeuring. Het proces verloopt telkens volgens dezelfde stappen. Tel maar eens op: dat zijn véél kleine handelingen die samen heel wat kostbare werktijd opslorpen. Wil je daar komaf mee maken? Parplex lost het voor je op.
-
Wanneer medewerkers opstarten, van functie veranderen of vertrekken, moet je hun toegangsrechten zo snel mogelijk aanpassen. Ook dat is werk dat correct en consistent moet gebeuren, maar zelden complex is. Waarom zou je het dan zelf blijven doen?
Dit is exact hoe automatisering in HR het verschil maakt.
Al deze processen hebben één ding gemeen: ze volgen vaste stappen. Hetzelfde werk, elke keer opnieuw. En dus perfect om te automatiseren via RPA (Robot Process Automation).
Virtuele ‘kantoorrobots’ voeren het werk uit zoals je medewerkers, maar zonder onderbrekingen, zonder fouten en zonder tijdsverlies.
Wat levert automatisatie op voor je HR-afdeling?
Automatisatie in HR draait niet om technologie, maar om ruimte creëren. Ruimte voor je team om zich te focussen op wat écht belangrijk is.
Concreet betekent dat:
minder repetitief werk
snellere verwerking van aanvragen
minder fouten in je administratie
meer tijd voor mensen in plaats van systemen